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Comment bien ranger et organiser son bureau

Beaucoup voient dans le désordre un signe de créativité. Si cela a le mérite de rassurer plus d'une personne qui a laissé les papiers envahir pêle-mêle son bureau, ce n'est peut-être pas la principale qualité du simple mortel qui doit faire avancer rapidement les dossiers en cours. Ordre ou désordre est un sujet qui passionne car il est au cœur de notre mode de fonctionnement. Des personnalités remarquables ce sont intéressées à la question pour justifier quelque peu le désordre. On connait la pointe d'humour d'Einstein sur l'impression que laisse un bureau vide quand il est censé refléter la façon dont le cerveau de la personne travaille. Mais on pourra aussi citer "tout ordre suppose un désordre qu'il vient réduire" de Paul Valéry et on aura peut-être là la clé pour comprendre l'intérêt de ranger régulièrement. Mettre de l'ordre sur son bureau permettrait de mettre ses idées au clair et de gagner en efficacité. Les 10 conseils qui suivent vont vous aider à avoir l'esprit zen et combatif nécessaire pour abattre le travail qui vous attend.

Séparer les documents importants du reste

L'objectif n'est pas de faire de votre bureau une œuvre d'art dans l'immédiat mais surtout de retrouver les pièces importantes de vos dossiers. Pour cela, il faudra classer et même archiver régulièrement les documents. Cela nécessitera au début de faire un tri dans vos dossiers. Vous pourrez garder dans un trieur de bureau à tiroirs les dossiers en cours et mettre dans les classeurs ou les boîtes d'archives les documents anciens. Par la suite, ce classement régulier devra être fait au moins une fois par semaine. L'acquisition d'un échéancier avec des onglets pour chaque jour du mois et des onglets pour chaque mois de l'année pour les factures, les abonnements et même les idées est judicieuse.

Trier signifie aussi jeter

Apprendre à mieux jeter est plus que jamais nécessaire. Ne tombez pas dans le piège de la récup' à tout prix. Si le tri sélectif encourage à garder une corbeille pleine de papiers brouillons, n'hésitez pas quand même à les mettre définitivement dans une poubelle discrète régulièrement vidée. Jetez sans trop d'états d'âme objets usés ou cassés, prospectus, vieux papiers que la législation n'oblige pas à conserver (comme les documents financiers).

Ranger en fin de journée

Procéder par étape est important pour ne pas être submergé par la tâche. Le premier tri est le plus long, mais maintenant les piles de documents devraient avoir disparu de la surface de votre bureau pour rejoindre les classeurs ou avoir été transmis à d'autres collaborateur. Vous pouvez à présent mettre en place un planning pour les tâches de rangement. Le mieux est de le faire à la fin de votre journée de travail pour laisser un espace bien rangé en partant. Décidez également à l'avance quand vous consulterez vos courriers et mails entrants pour ne pas interrompre votre travail à chaque fois qu'un message tombe.

Numériser certains documents

Les trieurs à tiroirs en plastique sont intéressants pour classer les affaires courantes qui pourront rester sur le bureau. Mais surtout essayez de limiter la paperasserie et utilisez le plus possible l'archivage électronique. Investissez dans une imprimante-scanner pour garder une trace des documents importants dont il n'est pas nécessaire d'avoir l’original.

Garder une partie du bureau libre

Personnaliser l'espace ne signifie pas l'encombrer de bibelots, d’objets porte-bonheur ou de souvenirs personnels. Conservez au maximum trois objets décoratifs ou photos encadrées auxquels vous êtes attachés et veillez surtout à avoir un espace facile à dépoussiérer et bien éclairé. Gardez un espace entièrement libre pour pouvoir travailler et déposer des documents à signer immédiatement, par exemple.

Rassembler les fournitures de bureau

Là aussi n'éparpillez pas les fournitures sur le bureau ou dans un vide-poche. Ne gardez que les objets vraiment utiles et utilisez un tiroir compartimenté pour rassembler toutes les fournitures et recharges dont vous avez besoin régulièrement. Rangez-les par familles d'objets.

Votre bureau n’est pas un comptoir !

Veillez surtout à ne pas déposer sur le bureau les canettes vides ou les tasses à café, même si c'est parce que vous n'avez pas pris le temps de faire un break. Gardez en main et jetez ou ramenez tout de suite la vaisselle utilisée et autres objets qui n’y ont pas leur place.

Choisir le bon bureau et compléter avec des modules de rangement

Avoir des étagères à proximité du bureau ou intégrées à celui-ci, permet d'avoir à portée de main les classeurs où ranger les nouveaux documents des affaires en cours. Le choix du mobilier participe aussi à la bonne organisation du travail tout comme le bureau en lui-même, sa surface et le nombre de tiroirs.

Ranger par priorité

Fixez-vous des priorités et établissez un ordre de travail. Utilisez un système d'étiquettes lisibles pour créer quatre types de dossiers allant d'urgent et important à peu pressé et pas capital. Préférez un classement vertical pour les dossiers qui ne sont pas urgents et qui ne pourront pas être réparties dans l'échéancier pour éviter de les oublier complètement. Il est également important de réévaluer régulièrement vos priorités.

Confort ergonomique

Pour profiter de votre espace de travail, veillez à disposer votre écran, clavier et souris de manière à ne pas fatiguer les yeux et le dos. Faites le choix d'un bon fauteuil qui permette d'avoir les pieds à plat et d'être face à l'écran et non en biais. Vous éviterez ainsi les fatigues excessives et les troubles musculo-squelettiques qui guettent même au bureau malgré le peu d'efforts physiques à fournir.

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